Մարզչական ոճի հանդիպում: Արդյունավետ բիզնես հաղորդակցության գաղտնիքները

2024 Հեղինակ: Harry Day | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 15:47

Մի անգամ, որպես արտադրության կադրերի բաժնի սկսնակ ղեկավար, ես ոգևորությամբ սպասում էի գործարանի ղեկավարության առաջին հանդիպմանը: Ես պատկերացնում էի, թե որքան արդյունավետ է կառավարման թիմը աշխատելու հանուն թիմի:

Իմ ենթական, անձնակազմի բաժնի տեսուչ, ով այստեղ աշխատել է գրեթե 50 տարի, չի կիսել իմ վառ ակնկալիքները: «Մի զարմացեք, որ կադրերի բաժինը մեղադրվելու է գործարանի բոլոր խնդիրների համար: Մի՛ նեղվեք այս վիճակից, ղեկավարները պետք է գոլորշի թողնեն և գտնեն մեղավորներին: Իսկ հանդիպման ձեւաչափը ավելի շատ նման կլինի բազարի, քան գործընկերների կազմակերպված հանդիպման, որոնք պետք է ընդհանուր որոշման գան »:

Իրոք, հանդիպումն ինձ հարվածեց կառուցողականության պակասով: Նրանք բոլորը գործնականում խոսում էին միևնույն ժամանակ ՝ առանց միմյանց լսելու և օրակարգը չհիշելու: Արդյունքում, «այրվող» խնդիրները մնացին չլուծված, և ամբողջ ժամանակը ծախսվեց աննշան մանրամասների քննարկման վրա: Այդ ժամանակվանից անցել է 10 տարի, սակայն, տարբեր ընկերությունների ղեկավարների խոսքով, նմանատիպ հանդիպումներ դեռ անցկացվում են:

Ի՞նչ կարող եմ խորհուրդ տալ որպես մարզիչ ՝ հանդիպումները կառուցողական և արդյունավետ պահելու համար: Քննեք խնդրանքը և փնտրեք այն լավագույն փորձը `այն իրականացնելու համար: Նախ, վերլուծեք ՝ իրո՞ք հանդիպում անցկացնելու կարիք ունեք, թե՞ կարող եք դա անել ներքին հաղորդակցության այլ ձևաչափով:

Ե՞րբ անցկացնել հանդիպումը:

1. Խնդրի կամ առաջադրանքի թիմային քննարկման կարիք կա

2. Անհրաժեշտ է կարևոր տեղեկություններ փոխանցել թիմին և լսել նրա անդամների կարծիքներն այս հարցի վերաբերյալ:

3. Wantանկանում եք հավաքել առավելագույն թվով գաղափարներ և տեսակետներ կարևոր հարցի վերաբերյալ

4. Կա մի խնդիր, որն ազդում է ձեր ենթակաների մեծ մասի նպատակների վրա:

5. Գիտե՞ք, որ թիմը կցանկանար հավաքվել և համատեղ լուծել ինչ -որ խնդիր ՝ միևնույն ժամանակ բաշխելով դրա իրականացման պատասխանատվությունը

Ե՞րբ չպետք է հանդիպում անցկացնեք:

1. Իմաստ ունի օգտագործել հաղորդակցության այլ գործիքներ `առանց կատարողականի նվազեցման

2. Առաջադրանքը հրատապ է / կարևոր, և դրա լուծման ձգձգումը կարող է չափազանց թանկ նստել

3. Հարցը չափազանց անձնական է `այն հանրային քննարկման դնելու համար

4. enoughողովը պատրաստելու և անցկացնելու համար բավարար ժամանակ չկա

5. Wantանկանում եք օգտագործել հանդիպումը որպես գործիք ՝ ենթականերից մեկին պատժելու համար

Բոլոր տասը կետերը կարելի է ամփոփել մեկ նախադասության մեջ: Անցկացրեք հանդիպում, երբ անհրաժեշտություն կա թիմային աշխատանքի և մի անցկացրեք հանդիպում, եթե այդպիսի անհրաժեշտություն չկա:

10 խորհուրդ արդյունավետ հանդիպումների համար

Թիրախ. Ինքներդ որոշեք, թե ինչ նպատակով եք պետք հանդիպում կազմակերպել: Ի՞նչ արդյունքներ և ի՞նչ տեսքով եք ցանկանում ստանալ հանդիպման ավարտին: Կա՞ն որոշումներ կայացնելու համար: Ի՞նչ դժվարություններ կարող են առաջանալ և ինչպես չեզոքացնել դրանք: Որքանո՞վ են հանդիպման մասնակիցների նպատակները համընկնում / տարբերվում: Հնարավո՞ր է նպատակների բախում: Որքան ավելի ուշադիր մշակվի առաջին փուլը, այնքան ավելի քիչ դիմադրություն կառաջանա հանդիպման ընթացքում

Մասնակիցներ: Հանդիպման մասնակիցների կազմը ձևավորվում է ՝ կախված իր նպատակներից: Հրավիրեք այն մարդկանց, ովքեր իսկապես կարևոր ներդրում կարող են ունենալ հանդիպման հարցերի քննարկմանը: Փորձարկեք աշխատանքային խումբ հավաքագրելու ձեր դրդապատճառները, արդյո՞ք հանդիպումները վերածում եք մեկ դերասանի (ինքներդ) թատրոնի: Իրո՞ք այս կազմն է արդյունավետ լինելու: Արժե անընդհատ փոխել մասնակիցների կազմը ՝ անհատապես ձևավորելով յուրաքանչյուր հանդիպման համար: Սա կօգնի մենեջերին խուսափել սովորականից և դրականորեն ազդել խմբի դինամիկայի վրա

Ձևաչափ Ընտրեք հանդիպման լավագույն ձևաչափը ՝ կախված ձեր առաջադրանքներից: Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է, օրինակ

1) տեղեկացնել թիմին նորամուծությունների մասին

Անցկացրեք «հանդիպում - տեղեկատվական հաղորդագրություն»:Նման հանդիպման խնդիրն է մասնակիցներին հնարավորինս տեղեկացնել առաջիկա փոփոխությունների մասին, նպատակը ՝ նվազեցնել դիմադրությունը: Toolեկավարին օգնելու լավ գործիք կլինի SWOT վերլուծությունը:

2) առաջադրանքներ դնել և պարտականություններ նշանակել

«Հանդիպման կարգ»: Շատ համակարգված և հստակ ձևաչափ, իրավիճակի վերահսկողություն, նպատակը մասնակիցների կողմից պատասխանատվության բաշխումն ինքնուրույն է: Սա կնվազեցնի ուղղորդվածության մակարդակը, որը կարող է միջամտել առաջադրանքների որակի կատարմանը:

3) ընդհանուր որոշում կայացնել

Կազմակերպեք «հանդիպում-բանակցություն», որի ընթացքում կլսեք բոլոր մասնակիցների տեսակետները: Հաղթող-հաղթող հանդիպման ռազմավարություն, առաջնորդի դերը մոդերատորն է: Այս ձևաչափի գործիքներն են ՝ մտքի փոթորիկը, բազմաբնույթ հարցումը, քարտերով հարցումը, խնդիրների վերլուծության սխեման և այլն:

Խնդիրների վերլուծության սխեմա, Տ. Էդմյուլեր

4) համատեղել խնդիրը լուծելու համար

Միջնորդական հանդիպումը նման հանդիպման օպտիմալ ձևաչափն է: Շատ կարեւոր է գտնել մոդերատոր, ով վայելում է թիմի հեղինակությունը: Առաջնորդը միշտ չէ, որ լավագույն ընտրությունն է: Շատ ավելի արդյունավետ է հրավիրել արտաքին մասնագետի (միջնորդ, մարզիչ, խորհրդատու)

5) հավաքել գաղափարներ

«Հանդիպում. Ուղեղային փոթորիկ» այս դեպքում 100% լավագույն լուծումը կլինի: Այս ձևաչափում գլխավորը կանոններին և մտքերի փոթորկի ալգորիթմին հետևելն է: Եվ նաև, պահպանեք բացության և հեշտության մթնոլորտ ՝ հիշելով, որ քննադատությունը սպանում է նման հանդիպումների արդյունավետությունը

6) կատարելագործել իրավասությունը

«Հանդիպում-ուսուցում»: Այս ձևաչափը թույլ է տալիս առաջնորդին հանդես գալ որպես մարզիչ կամ մարզիչ: Կիսեք օգտակար տեղեկատվությունը ենթակաների հետ, քննարկեք դրանք և պլանավորեք, թե ինչպես դրանք կիրականացնեք ամենօրյա գործունեության մեջ: Managersեկավարների համար լավ արդյունք կլինի շաբաթական մի քանի անգամ 30-րոպեանոց հանդիպումները, որոնք կազմակերպվում են նրանց կողմից հատուկ ենթակաների զարգացման համար: Մեկ իրավասություն `մեկ զարգացման տեխնիկա` գործողությունների ծրագիրը նման հանդիպումների կոպիտ ալգորիթմ է

Տեղ. Ձեր թիմի հետ հանդիպման վայրը որոշվում է հանդիպման նպատակի և ձևաչափի հիման վրա: Վերապատրաստման ձևաչափը և «միջնորդական հանդիպումները» կարող են պահանջել տարբեր չափերի և սարքավորումների սենյակներ: Մտածեք այս մասին նախօրոք: Անհրաժեշտ է նաև, որ ներկաները տեսնեն միմյանց և կարողանան տեսողական կապ հաստատել հանդիպման ղեկավարի հետ

Պլանավորել: Ձեր հանդիպման ծրագիրը պետք է գրավոր լինի: Փաստորեն, սա օրակարգ է, որը ներառում է հետևյալ կետերը

- ամսաթիվը, ժամը, վայրը

- հանդիպման նպատակը

- քննարկվող հարցեր

- հանդիպման ցանկալի արդյունքը և դրա ձևը

- ձևաչափ

- նախաձեռնողը և ով է անցկացնում հանդիպումը

- մասնակիցների ցուցակ, ներառյալ դրսից հրավիրվածները

Հանդիպման ծրագիրն ուղարկեք հանդիպման մասնակիցներին, նրանք գուցե ցանկանան ավելացնել իրենց հարցերը: Saveամանակը խնայելու համար կարող եք մի հանդիպման ընթացքում լուծել մի քանի հարց

Կանոններ: Հանդիպումներ անցկացնելու հիմնական կանոնները սահմանվում են թիմի կողմից և կարող են տարբերվել հանդիպումից հանդիպմանը: Բայց կան մշտական կանոններ, ինչպիսիք են ժամկետների պահպանումը, որոշումներ կայացնողների համաձայնությունները, ընկերության քաղաքականությամբ սահմանված սահմանափակումները, կոնֆլիկտների կառավարման համաձայնագրերը և այլն

Արձանագրություն: Սա հանդիպման մի տեսակ ամփոփում է, որը նկարագրում է նրա բոլոր հիմնական կետերը: Այն պատրաստվում է հանդիպման քարտուղարի կողմից ՝ ելնելով հանդիպման ընթացքում արված գրառումներից: Արձանագրությունները ստորագրվում են ղեկավարի, հանդիպման քարտուղարի, ինչպես նաև հիմնական մասնակիցների կողմից (դրանք նշված են գործողությունների ծրագրում): Արձանագրության պատճենը ուղարկվում է հանդիպման բոլոր մասնակիցների

Ամանակ. Timeամանակի կառավարումը հանդիպման արդյունավետության հիմնական ասպեկտներից մեկն է: Միշտ սկսեք հանդիպումը նշանակված ժամին, քանի որ հետագայում չեք կարողանա հասնել ճշտապահության: Պլանի բոլոր կետերի համար սահմանեք ժամկետներ և վերահսկեք դրանց իրականացումը: Հետևեք 60x20x20 կանոնին.

Ձեր ժամանակի 60% -ը ծախսեք հրատապ / կարևոր հարցերի վրա:

Leaveամանակի 20% -ը թողեք չնախատեսված թեմաների և հանկարծակի առաջացող հրատապ հարցերի շուրջ

20ամանակի 20% -ը հատկացրեք այսպես կոչված: սոցիալական կարիքներ `ընդմիջումներ, ճաշ, զրույց և այլն:

Ավարտը. Հանդիպումը լավ ավարտելու համար հաշվի առեք թիմային աշխատանքը: Նկատի ունեցեք, թե ինչի է հասել թիմը, անցեք մշակված ծրագրի կետերը, համոզվեք, որ բոլոր ներկաները հասկանում և աջակցում են այն, ինչ նախատեսված էր: Հանդիպման ավարտին ստեղծեք ամփոփ ծանուցում, որը կուղարկվի հանդիպման բոլոր մասնակիցներին, ներառյալ բացակայողներին: Դրանում գրանցեք մասնակիցների ցանկը, հիմնական քննարկման հարցերը, ընդունված որոշումները, գործողությունների ծրագիրը և դրա յուրաքանչյուր կետի պատասխանատուները, ժամկետները, վերահսկման կետերը, հաջորդ հանդիպման ամսաթիվ

Վերահսկողությունը: Հազվադեպ չեն իրավիճակները, երբ ամեն ինչ ավարտվում է հանդիպումով: Գործողություն ձեռնարկելու համար անհրաժեշտ է ցանկություն և մոտիվացիա, ինչպես նաև որոշումների կատարման վերահսկողություն: Սահմանեք վերահսկման կետերը և դրա համար պատասխանատուները ուղղակիորեն հանդիպման ժամանա

Հանդիպումներ անցկացնելու դժվարություն

1. Հակամարտություննե

Հանդիպումների ժամանակ հաճախ կոնֆլիկտային իրավիճակներ են առաջանում: Երբեմն դրանք այնքան են բռնկվում, որ հանդիպումը վերածվում է փոխադարձ մեղադրանքների և անձնական հարձակումների հոսքի: Ի՞նչ պետք է անի մենեջերը այս դեպքում:

- Հետաձգեք վիճելի հարցի քննարկումը և լուծեք այն ավելի ուշ, այս հանդիպման շրջանակներում: Այդ ժամանակ կրքերը կհանդարտվեն, և մասնակիցները կկարողանան կառուցողականորեն արտահայտվել:

- Թարգմանեք խնդրի լուծումը անհատական ձևաչափով և հանդիպեք հակամարտող կողմերի հետ ընդհանուր ժողովից դուրս

- Ուղղեք հարցը և հրավիրեք այն քննարկել հաջորդ հանդիպմանը

- Փոխզիջում առաջարկեք

2. Հաղորդակցության խոչընդոտնե

Խորհուրդը, սպառնալիքները, քննադատությունը, նախատինքները, «ախտորոշումները» և պիտակավորումը, առաջարկությունները, պատվերները, կլիշեները և սովորական ձևակերպումները կարող են խոչընդոտ հանդիսանալ հանդիպման համար: Հաղորդակցության խոչընդոտները առաջացնում են դիմադրություն և հակատիպիա: Theեկավարի համար կարեւոր է նկատել նման բաները եւ նրանց վրա հրավիրել աշխատանքային խմբի անդամների ուշադրությունը: Հաղորդակցության խոչընդոտները վերացնելու համար այս առումով ստեղծեք լրացուցիչ աշխատանքային կանոն: Եվ նաև համակարգված կերպով բարելավել թիմի հաղորդակցման իրավասությունը

3. Սխալնե

Հանդիպումներ անցկացնելու թերություններն ու սխալները կարող են նկատվել ցանկացած ընկերությունում: Առավել բնորոշ են.

- սահմանված նպատակներին չհամապատասխանելը

- կանոնակարգերին չհամապատասխանելը

- հանդիպման մասնակիցների համար տեղեկատվության պակաս

- աշխատողների պահում առավել արդյունավետ ժամանակում

- գլխից ճնշում կամ հակառակը ՝ պասիվություն և ներողամտություն

- հանդիպումից հետո անգործություն

Ձեր հանդիպումները կարող են դառնալ կառավարման արժեքավոր ռեսուրս կամ սև խոռոչ, որի մեջ ժամանակը լուծվում է առանց հետքի: Ընտրությունը ձերն է: